• Chào Guest,
    Để hạn chế tình hình spam nick, BQT đã đặt mặc định các tài khoản là chưa kích hoạt.
    Guest vui lòng vào mail kích hoạt lại để tài khoản hoạt động trở lại. Nếu không thấy trong mail, hãy truy cập tại mục Spam.
    Xin cảm ơn!

QUẢN TRỊ KHÁCH MỜI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

H

hoang dung

Guest
#1
Khách mời là một yếu tố trọng yếu trong loại hình tổ chức sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng sẽ là một trong những nguyên nhân gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt.



1, Số lượng khách mời


Trước khi tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, bạn cần phải biết số lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu như:


- Nếu sự kiện vào ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc họp riêng hay không?


- Nên bố trí phòng họp như thế nào? Giống như kiểu rạp hát, bàn tròn tám người, hình chữ U hay hình vuông? Có cần phân chia vị trí hay không? Thức ăn phải trình bày như thế nào? Có cần thêm không gian cho bàn ăn tự chọn hay chỗ để thức ăn hay không?


- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?


- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? Họ sẽ ngồi hay đứng?


- Loại sự kiện là gì? Ví dụ, khán giả sẽ im lặng hay không?


- Có cần chỗ ở qua đêm cho khách mời? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?


- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?


- Cần bao nhiêu bàn tất cả?


- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?


- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?....


2. Hồ sơ Khách mời


Nắm bắt được những thông tin liên quan đến Khách mời có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện. Một số câu hỏi sau đây sẽ giúp Nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt hồ sơ khách mời:


- Độ tuổi của Khách mời?


- Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.


- Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện dành cho các cặp đôi không? (Vì thế mà sàn nhảy có thể phù hợp cho loại sự kiện này).


- Vé vào có thể là vé đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là Tổ Chức Sự Kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời


– Có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn bè hay kết hợp?


- Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hay xe sang trọng, có thể sử dụng phương tiện công cộng hay không?


3.Thiệp mời:


Thiệp mời cần được gửi cho khách trong danh sách khách mời.Thời gian từ sáu tới bảy tuần trước khi diễn ra sự kiện. Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ (nên nhớ vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, quý khách có thể đi ra ngoài thành phố) Nhà tổ chức sự kiện phải lên lịch tương ứng để đảm bảo khách trong danh sách khách mời có đủ thời gian để hồi âm lại.

Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê âm thanh ánh sáng sân khấu, cho thuê thiết bị sự kiện, cho thuê sàn sân khấu,...
 
Top